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Descubre qué son documentos mercantiles y cuáles son los más utilizados

Seguro que en más de una oportunidad has tenido contacto con facturas, recibos de pago, planillas de depósito o con cualquier otro documento que sirva para certificar en una operación comercial. Entonces, ya podrías hacerte una idea de qué son documentos mercantiles y qué función cumplen, pero si deseas información más detallada, te invitamos a leerla en este artículo.

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También conocidos como documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos en los que se deja constancia de que una operación comercial se llevó a cabo, en cumplimiento de las normas estandarizadas y disposiciones de la ley del derecho mercantil.

Los documentos mercantiles son considerados como registros escritos de las transacciones, por lo que se exigía su resguardo físico. Hoy día es posible emitir documentos mercantiles de formato digital y que cumplan con todos los requisitos y normativas de carácter legal.

¡Si te interesa aclarar las dudas sobre este tema sigue leyendo!

Funciones de los documentos mercantiles

Resultan esenciales para el registro y control de los estados financieros, ya que además de dar fe del tipo de transacción, también sirven para precisar la figura que cumple cada una de las partes involucradas. Es decir, que son una de los elementos fundamentales para llevar a cabo análisis financieros, utilizados como información contable ya que pueden determinar quién vendió, quién compró, qué se negoció, así como reflejar el monto de la operación.

¿Qué información deben contener para ser de carácter legal?

Para que un documento mercantil se considere legal debe poseer información relevante que le permita determinar los actores y qué transacción se lleva a cabo. Aunque los datos exigidos pueden variar según sea el tipo de documento, entre las que suelen exigirse se encuentran:

  • Membrete de la institución que realiza la transacción, donde se refleje nombre institucional, razón social, número de registro, dirección, datos de contacto.
  • Nombre del documento: factura, certificado, recibo, letra de cambio...
  • Monto de la operación.
  • Datos personales del consumidor, en caso de ser una persona debe precisar nombre y apellido, número de cédula de identidad. Por otro lado, si es una empresa debe mostrar nombre, razón social y número de registro.
  • En algunos casos deberá poseer un sello húmedo.

Tipos de documentos mercantiles

Ahora ya sabes qué son documentos mercantiles, es el momento de conocer que existe una amplia variedad de documentos mercantiles, conozcamos un poco sobre ellos.

Negociable y no negociables

Un primer criterio de clasificación nos lleva a clasificar los documentos negociables o no negociables. El primero se refiere al grupo que incorpora una promesa de pago futura que puede tener un plazo de tiempo indeterminado o cerrado. Mientras que en el segundo caso se refiere aquellos que certifican una transacción cerrada y sirven para los registros contables y jurídicos de los involucrados.

Documentos negociables

Entre este tipo de documentos encontramos:

  • Letras de cambio.
  • Pagarés.
  • Cheques.

Documentos no negociables

Entre los documentos no negociables encontramos:

  • Recibos.
  • Facturas.
  • Pagarés.
  • Notas de Débito y Crédito.
  • Albaranes.

Los documentos mercantiles funcionan, entonces, como constancias de las transacciones comerciales. Por lo que su debido registro y resguardo es vital para el manejo de la información financiera. Te invitamos a consultar la oferta académica relacionada con este tema, disponible en una de las mejores plataformas dedicadas a la formación online.

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